2. Tipps zur Technik und zu Zoom

Um erfolgreich eine Zoom-Geschäftspräsentation durchführen zu können, benötigt man vier Dinge:
1. Die ENERGETIX Geschäftspräsentation als PDF
2. Eine Webcam und ein Headset (nicht zwingend notwendig, aber professionell)
3. Einen Zoom-Account pro mit den wichtigsten Einstellungen
4. Know How zu Anlage und Halten eines Meetings

1. Die ENERGETIX Geschäftspräsentation als PDF

Das PDF der Geschäftspräsentation lädst du dir hier herunter und zeigst diese im Vollbildmodus. Wir empfehlen den Adobe Acrobat Reader DC als Programm, den es kostenlos im Internet zum Download gibt.
In den Vollbildmodus gelangst du über den Menüpunkt Anzeige > Vollbildmodus. 
Hier kannst du mit den Pfeiltasten durch die Präsentation klicken.

2.  Eine Webcam und ein Headset

Natürlich kannst du auch die integrierten Geräte deines PC/Laptop nutzen, allerdings hat sich gezeigt, dass Bild und Ton in der Regel mit externen Geräten sehr viel besser und angenehmer für den Zuschauer sind.

3. Einen Zoom-Account pro mit den wichtigsten Einstellungen

Zoom gilt aktuell als die beste und stabilste Software für Videokonferenzen.
Unter www.zoom.us erstellst du dir unter „Kostenlose Registrierung“ ein Benutzerkonto.

Du folgst hier den vorgegebenen Schritten von Zoom. Hierbei wird dir ein sogenanntes Standardkonto angelegt. Dieses Standardkonto ist allerdings vom Leistungsumfang stark begrenzt: Sobald mehr als 2 Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen, ist dieses mit dem Standardkonto auf nur 40 Minuten begrenzt.

Deshalb solltest du einen Account upgraden.
Wir empfehlen den  Account „Pro“ für 13,99 € im Monat.

Dazu klickst du in deinem Profil unter Benutzertyp auf „Aktualisieren“.

Zu deinem Profil gelangst du mit einem Klick auf den Button „Mein Konto“ in der rechten oberen Ecke auf der Zoom-Seite.

In den Einstellungen solltest du außerdem bei Zeit und Datum den Haken bei  
“24-Stunden-Zeit“ setzen, so dass die du bei uns übliche Zeitangabe nutzen kannst.

Du solltest auch eine weitere grundsätzliche Einstellung vornehmen:
Unter Kontoverwaltung > Kontoeinstellungen > Telefon:
Hier ist standardmäßig eine US-Nummer hinterlegt, das würde aber sehr teuer für diejenigen Teilnehmer werden, die sich nicht über Computer-Audio, sondern über Telefon einwählen. Sie würden hier eine US-amerikanische Nummer für die Einwahl nutzen.
Gebt hier also die Länder ein, aus denen eure potentiellen Teilnehmer kommen.

4. Know How zu Anlage und Halten eines Meetings

Kommen wir nun dazu, wie man ein neues Meeting anlegt.
Grundsätzlich ist hier vieles selbsterklärend und wir werden nicht alles Schritt für Schritt erklären, sondern nur auf die wichtigsten Dinge hinweisen.
Falls du mehr Hilfe benötigst, findest du auch auf der Zoom-Seite Hilfe bzw. lassen sich die meisten Fragen auch im Internet stellen. Einschlägige Foren und YouTube-Videos helfen hier oftmals weiter.

Zum Anlegen eines neuen Meetings gehst du in deinem persönlichen Bereich auf 
Meetings > Planen Neue Sitzung.

Beim Erstellen eines Meetings solltest du folgende Punkte beachten:

  • Der Meeting-Name sollte eindeutig sein: z. B. „ENERGETIX Geschäftspräsentation am…“.
  • Gib Datum und Zeit ein.
  • Setze einen Haken bei „Registrierung erforderlich“: So registrieren sich die eingeladenen Personen im Vorfeld mit ihrer E-Mail-Adresse und bekommen eine E-Mail mit den Zugangsdetails zugeschickt. Auf diese Weise behältst du die Übersicht, wer zu deiner Geschäftspräsentation angemeldet ist.
  • Beim Punkt „Video“ wählst du den Moderator und die Teilnehmer „aus“, du kannst deine Kamera im Laufe der Präsentation aktivieren und deine Teilnehmer sollten selbst entscheiden, ob sie ihr Videobild übertragen möchten.
  • Beim Punkt „Audio“ wählst du „Beides“. Achte hier nochmal darauf, dass für das Einwählen die richtigen Länder angegeben sind.
  • Bei den „Meeting-Optionen“ setze einen Haken bei „Teilnehmer beim Beitritt stummschalten“
  • Gebe ggf. einen „Supporter“ als alternativen Moderator ein, hierzu erfährst du später noch mehr.

Sobald du dein Meeting startest, wird ein neues Fenster „Zoom Meeting“ geöffnet.

Über das Bedienpanel unten hast du die Möglichkeit deinen Bildschirm freizugeben, deine Stummschaltung und die der Teilnehmer aufzuheben, dein Webcam-Bild zu übertragen und eine Reihe anderer Einstellungen vorzunehmen. Auf diese gehen wir gleich genauer ein.

Hier nun ein paar Hinweise zu den einzelnen Bedienelementen:

Mit einem Klick auf das Mikrofon kannst du deine eigene Stummschaltung aufheben oder aktivieren. Mit einem Klick auf den Pfeil daneben, kannst du deine Audioeinstellungen bearbeiten und testen. 

Mit einem Klick auf die Kamera kannst du deine Webcam aktivieren oder deaktivieren. Mit einem Klick auf den Pfeil daneben kannst du deine Kamera auswählen und weitere Einstellungen vornehmen.

Mit einem Klick auf „Sicherheit“ kannst du wichtige Einstellungen vornehmen. So solltest du den Teilnehmern lediglich erlauben am Chat teilzunehmen.

Mit einem Klick auf „Teilnehmer“ kannst du alle oder einzelne Teilnehmer stummschalten bzw. deren Stummschaltung aufheben. Du kannst sie außerdem dazu einladen, ihr Kamerabild zu teilen.

Mit einem Klick auf „Neue Freigabe“ kannst du deinen Bildschirm oder ein Dokument zur Ansicht teilen. Zum Präsentieren der Geschäftspräsentation, teilst du das PDF der Geschäftspräsentation im Vollbildmodus.

Zum Zeigen eines Videos, wechselst du auf das Fenster des Videos. Hier ist zu beachten, dass du bei den Punkten unten im Fenster „Teilen“ jeweils einen Haken setzt:

Wenn du zwischen zwei Fenstern wechseln möchtest, kannst du die Freigabe mit einem Klick auf das Pause-Zeichen unterbrechen, das Bild für den Teilnehmer bleibt dann auf dem zuletzt geteilten Bild.

Beachte: Beim Freigeben eines Fensters sieht der Teilnehmer nicht, was du z.B. in den Bedienfeldern machst. Er sieht allerdings schwarze Kästchen der Bedienfelder. Du solltest diese also am besten in eine untere Ecke des Bildschirms ziehen und z.B. das Feld „Teilnehmer“ schließen, wenn du es nicht brauchst.

Du kannst auch deinen Bildschirm übertragen. Das bietet sich allerdings nur an, wenn du zwei Bildschirme nutzt, da der Teilnehmer alles sieht, was du auf dem Bildschirm machst, der übertragen wird.

Unter „Mehr“ gibt es noch ein paar weitere Funktionen.
Hier kannst du das Chat-Fenster öffnen, du kannst einstellen, ob du die Präsentation aufzeichnen möchtest etc.

Den vierten Punkt „Annotierung durch Teilnehmer deaktivieren“ solltest du anklicken. Ansonsten können Teilnehmer während deiner Präsentation Notizen schreiben, die für alle sichtbar sind.

Auch wenn dir jetzt noch das ein oder andere unklar ist, in einem Testmeeting mit zwei bis drei Kollegen, Freunden oder Familienmitgliedern wird sich das meiste im „learning by doing“ erklären. 
Und auch wenn es in deiner Geschäftspräsentation mal hakt, lass dich dadurch nicht verunsichern, das macht dich nur noch sympathischer. 
Nimm also die Herausforderung an und nutze dieses geniale Tool, um die ENERGETIX Geschäftsidee vorzustellen und dein Team zu vergrößern!

Schau dir nun auf den nächsten Seiten an, wie deine Zoom-Geschäftspräsentation aussehen könnte.