2. Conseils à propos de la technique et de Zoom

Pour mener à bien une présentation de l’activité sur Zoom, vous avez besoin de quatre choses :

1. La présentation de l’activité ENERGETIX en PDF
2. Une webcam et un casque (pas absolument nécessaire, mais plus professionnel)
3. Un compte Zoom pro avec les réglages les plus importants
4. Le savoir-faire pour la création et la tenue d’une réunion

1. La présentation de l’activité ENERGETIX en PDF

Téléchargez ici le PDF de la présentation de l’activité et affichez-le en mode plein écran. Nous recommandons le programme Adobe Acrobat Reader DC, qui peut être téléchargé gratuitement sur Internet.
Vous pouvez accéder au mode plein écran via l’option de menu Affichage > Mode plein écran.
Ici, vous pouvez cliquer sur la présentation avec les touches fléchées.

2. Une webcam et un casque

Bien sûr, vous pouvez également utiliser les dispositifs intégrés de votre PC/ordinateur portable, mais il a été démontré que l’image et le son sont généralement bien meilleurs et plus agréables pour le spectateur si l’on utilise des dispositifs externes.

3. Un compte Zoom pro avec les réglages les plus importants

Zoom est actuellement considéré comme le meilleur et le plus stable des logiciels de vidéoconférence. Sur www.zoom.us, vous créez un compte d’utilisateur sous « Inscrivez-vous, c’est gratuit ».

Suivez alors les étapes indiquées par Zoom. Un compte dit standard est créé pour vous. Cependant, ce compte standard est très limité au niveau de l’étendue des services : dès que plus de 2 participants se joignent à une réunion, celle-ci est limitée à 40 minutes seulement.

C’est pourquoi vous devez mettre votre compte à niveau.

Nous vous recommandons le compte « Pro » à 13,99 € par mois.

Pour ce faire, cliquez sur « Surclasser » dans votre profil sous le type d’utilisateur.

Vous pouvez accéder à votre profil en cliquant sur le bouton « Mon compte » dans le coin supérieur droit de la page de Zoom.

Dans les paramètres, vous devez également cocher la case « utiliser le format 24 heures » dans les champs de l’heure et de la date, afin de pouvoir utiliser notre format horaire usuel.

Vous devez également procéder à un autre ajustement de base :
sous Gestion du compte > Paramètres du compte > Téléphone :

Un numéro américain est indiqué par défaut ici, mais cela serait très coûteux pour les participants qui se connectent par téléphone plutôt que par ordinateur. Il faudrait qu’ils composent un numéro américain pour participer.

Indiquez donc les pays d’où viennent vos participants potentiels.

4. Le savoir-faire pour la création et la tenue d’une réunion

Parlons maintenant de la manière de créer une nouvelle réunion.
Au fond, beaucoup de choses s’expliquent d’elles-mêmes ici et nous ne détaillerons pas tout pas à pas, nous nous contenterons de souligner les points les plus importants.
Si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, vous pouvez également trouver de l’aide sur le site de Zoom ou poser la plupart des questions sur Internet. Les forums et les vidéos YouTube sont souvent utiles à cet égard.

Pour créer une nouvelle réunion, allez dans votre espace personnel sur Réunions > Programmer une nouvelle réunion.

Lorsque vous créez une réunion, vous devez respecter les points suivants :

  • Le nom de la réunion doit être unique : par exemple « Présentation de l’activité d’ENERGETIX du… ».
  • Entrez la date et l’heure.
  • Cochez la case « Inscription requise » : les personnes invitées s’inscrivent à l’avance avec leur adresse e-mail et reçoivent un e-mail avec les détails d’accès. Vous pouvez ainsi savoir qui est inscrit à votre présentation de l’activité. Avec l’élément « Vidéo », vous sélectionnez l’animateur et les participants « du… », vous pouvez activer votre caméra pendant la présentation et vos participants doivent décider eux-mêmes s’ils veulent transmettre leur image vidéo.
  • Lorsque vous sélectionnez « Audio », vous choisissez « Les deux ». Là encore, assurez-vous que les pays corrects sont indiqués pour composer le numéro.
  • Dans les « Options de réunion », cochez la case « Couper le micro des participants à l’entrée ».
  • Si nécessaire, entrez un « supporter » comme présentateur alternatif, vous en saurez plus à ce sujet plus tard.

Dès que vous commencez votre réunion, une nouvelle fenêtre « réunion Zoom » s’ouvre.

Le panneau de contrôle situé en bas de l’écran vous permet de partager votre écran, de rétablir le son de votre caméra et celui de vos participants, de transférer l’image de votre webcam et d’effectuer un certain nombre d’autres réglages. Nous y reviendrons plus en détail dans un instant.

Voici quelques indications sur les différents contrôles :

Vous pouvez désactiver ou activer votre propre son en cliquant sur le micro. Cliquez sur la flèche à côté pour modifier et tester vos paramètres audio.

Vous pouvez activer ou désactiver votre webcam en cliquant sur la caméra. En cliquant sur la flèche à côté, vous pouvez sélectionner votre caméra et effectuer d’autres réglages.

En cliquant sur la sécurité, vous pouvez effectuer des réglages importants. Vous ne devez donc autoriser que les participants à rejoindre le chat.

En cliquant sur « Participants », vous pouvez mettre en sourdine ou rétablir le son de tous les participants ou de certains d’entre eux. Vous pouvez également les inviter à partager l’image de leur caméra.

En cliquant sur « Nouveau partage », vous pouvez partager votre écran ou un document pour le consulter. Pour exposer la présentation de l’activité, partagez le PDF de la présentation en mode plein écran.

Pour montrer une vidéo, passez à la fenêtre vidéo. Veuillez noter que dans les points en bas de la fenêtre vous devez cocher « Partager » :

Si vous voulez passer d’une fenêtre à l’autre, vous pouvez interrompre le partage en cliquant sur le signe de pause, la photo du participant restera alors sur la dernière photo partagée.

À noter : Quand vous partagez une fenêtre, le participant ne voit pas ce que vous faites, par exemple, dans les panneaux de contrôle. Il ne voit que des boîtes noires sur les panneaux de contrôle. Il est donc préférable de les faire glisser vers un coin inférieur de l’écran et, par exemple, de fermer le champ « Participants » si vous n’en avez pas besoin.

Vous pouvez également transférer votre écran. Toutefois, cela n’est utile que si vous utilisez deux écrans, car le participant verra tout ce que vous faites sur l’écran qui est transmis.

Sous « Plus », il y a quelques fonctions supplémentaires.
Ici, vous pouvez ouvrir la fenêtre de chat, vous pouvez définir si vous voulez enregistrer la présentation, etc.

Vous devez cliquer sur le quatrième point « Désactiver l’annotation des participants ». Sinon, les participants peuvent écrire des notes, visibles par tous, pendant votre présentation.

Même si certaines choses ne sont pas encore claires pour vous, lors d’une réunion de test avec deux ou trois collègues, amis ou membres de la famille, la plupart des choses seront clarifiées d’elles-mêmes par la pratique.
Et même si votre présentation d’activité reste parfois bloquée, ne vous laissez pas décourager, cela ne fait que vous rendre plus sympathique. Relevez donc le défi et utilisez cet outil génial pour présenter l’idée d’activité d’ENERGETIX et élargir votre équipe !

Consultez les pages suivantes pour voir à quoi pourrait ressembler votre présentation d’activité Zoom.