2. Technologie- en Zoomtips

Om een Zoom-bedrijfspresentatie succesvol te laten verlopen, heb je vier dingen nodig:

1.  De ENERGETIX-bedrijfspresentatie als pdf
2.  Een webcam en een headset (niet dringend noodzakelijk, maar professioneel)
3.  Een Zoomaccount Pro met de belangrijkste instellingen
4.  Know How over het opzetten en houden van een bijeenkomst

3. Een Zoomaccount Pro met de belangrijkste instellingen

Zoom wordt momenteel beschouwd als de beste en meest stabiele software voor videoconferenties. Op www.zoom.us kun je onder „Sign up, it’s free“ een gebruikersaccount aanmaken.

Je volgt hier de aangegeven stappen van Zoom. Hierbij wordt voor jou een zogenaamd standaard account aangemaakt. Dit standaardaccount is echter zeer beperkt qua dienstverlening: zodra meer dan 2 deelnemers aan een bijeenkomst deelnemen, is het standaardaccount beperkt tot slechts 40 minuten.

Je kunt je profiel openen door op de knop „My account“ in de rechterbovenhoek van de zoompagina te klikken.

Vink in de instellingen bij “Date and Time” ook de optie „24-hour time” aan, zodat je de voor ons gebruikelijke tijdslimiet kunt gebruiken.

Je moet ook een andere basisinstelling wijzigen:

Onder Account management > Account settings > Telephone:

Standaard wordt hier een Amerikaans nummer aangegeven, maar dit zou erg duur zijn voor deelnemers die telefonisch inbellen in plaats van via computeraudio. Zij zouden hier een Amerikaans nummer gebruiken.

Vul hier dus de landen in waar jouw potentiële deelnemers vandaan komen.

4. Know How over het opzetten en houden van een bijeenkomst

Nu komen we bij het opzetten van een nieuwe bijeenkomst.

Veel spreekt in principe voor zich en we zullen niet alles stap voor stap uitleggen, maar alleen op de belangrijkste dingen wijzen.

Als je meer hulp nodig hebt, kun je ook hulp vinden op de Zoompagina en de meeste vragen kun je ook online stellen. Relevante forums en YouTube-video’s helpen je hier vaak verder.

Houd bij het opzetten van een bijeenkomst rekening met de volgende punten:

• De naam van de bijeenkomst moet uniek zijn: b.v. „ENERGETIX bedrijfspresentatie op …“.
• Voer de datum en tijd in.
• Vink „Registration required“ aan: de uitgenodigde personen registreren zich dus vooraf met hun e-mailadres en ontvangen een e-mail met de toegangsgegevens. Zo houd je bij wie is geregistreerd voor jouw bedrijfspresentatie.
• Bij „Video“ selecteer je de moderator en de deelnemers „off“, je kunt je camera activeren tijdens de presentatie en je deelnemers moeten zelf beslissen of ze hun videobeeld willen uitzenden.
• Bij „Audio“ kies je „Both“. Nogmaals, zorg ervoor dat de juiste landen zijn opgegeven om in te bellen.
• Vink bij de “Meeting Options“ het vakje “ Mute participants when joining“ aan.
• Voer eventueel een „supporter“ in als alternatieve moderator, hier kom je later meer over te weten.
  

Zodra je je bijeenkomst start, wordt een nieuw venster „Zoom Meeting“ geopend.

Via het onderstaande configuratiescherm heb je de mogelijkheid om je scherm te ontgrendelen, het dempen van jezelf en de deelnemers op te heffen, je webcambeeld te activeren en een aantal andere instellingen aan te passen. We zullen hier zo meteen gedetailleerder op ingaan.

Hier zijn een paar opmerkingen over de afzonderlijke bedieningselementen:

Met een klik op de microfoon kun je je eigen geluid dempen of de demping opheffen. Met een klik op de pijl ernaast kun je je audio-instellingen bewerken en testen.

Je kunt je webcam activeren of deactiveren door op de camera te klikken. Met een klik op de pijl ernaast kun je je camera selecteren en nog meer instellingen aanpassen.

Je kunt belangrijke instellingen regelen door op “Security” te klikken. Zo kun je de deelnemers het beste alleen aan de chat laten deelnemen.

Met een klik op „Participants“ kun je alle of afzonderlijke deelnemers dempen of de demping opheffen. Je kunt ze ook uitnodigen om hun webcambeeld te delen.

Met een klik op „New share“ kun je je scherm of een document delen. Om de bedrijfspresentatie te presenteren, deel je de pdf van de bedrijfspresentatie in het volledige scherm.

Schakel naar het videovenster om een video weer te geven. Let er daarbij op dat je de punten onderaan in het venster „Delen“ aanvinkt.

Als je tussen twee vensters wilt wisselen, kun je het delen onderbreken door op het pauzesymbool te klikken, het beeld voor de deelnemer blijft dan op het laatst gedeelde beeld staan.

Opmerking: bij het delen van een venster ziet de deelnemer niet wat jij b.v. op het bedieningspaneel doet. Hij ziet echter de zwarte vakjes op het bedieningspaneel. Je kunt dit het beste naar een lagere hoek van het scherm slepen en b.v. het veld “Participants“ sluiten als je het niet nodig hebt.

Je kunt ook je scherm delen. Dit is echter alleen handig als je twee schermen gebruikt, aangezien de deelnemer alles ziet wat jij doet op het scherm dat wordt gedeeld.

Onder „More“ zijn nog enkele andere functies te vinden.
Hier kun je het chatvenster openen, instellen of je de presentatie wilt opnemen etc.

Het vierde punt „Disable participants annotion“ dien je aan te vinken. Anders kunnen deelnemers tijdens jouw presentatie aantekeningen maken die voor iedereen zichtbaar zijn.

Zelfs als het een of het ander nog steeds onduidelijk voor je is, zal in een testmeeting met twee tot drie collega’s, vrienden of familieleden, het meeste door „learning by doing“ wel duidelijk worden. En ook al zal er wel eens een probleem zijn met je bedrijfspresentatie, laat je niet uit het veld slaan, het maakt je alleen maar sympathieker.

Dus ga de uitdaging aan en gebruik deze ingenieuze tool om het ENERGETIX-bedrijfsidee te presenteren en je team uit te breiden!

Bekijk op de volgende pagina’s hoe jouw Zoom-bedrijfspresentatie eruit zou kunnen zien.